Podczas umieszczania materiałów w segregatorze lub skoroszycie warto zadbać o przejrzystość wpinanych dokumentów, tak aby podczas pracy z nimi łatwo orientować się i nie tracić cennego czasu. Do tego celu służą przekładki oraz zakładki indeksujące. O tych drugich pisałem w artykule o bloczkach samoprzylepnych, więc teraz poświećmy naszą uwagę przekładkom. Powinny one być pomocą informacyjną dla użytkownika, jak i oddzielać poszczególne partie dokumentów. Pamiętajmy jednak, że posegregowane dokumenty powinny stanowić spójny komplet, łatwy do przeszukiwania, odczytywania i interpretacji. Posiadają po lewej stronie otwory do wpinania, natomiast z prawej strony powinny wystawać poza krawędzie wpiętych arkuszy lub koszulek. Wystawać może zarówno cała krawędź przekładki – np. w przypadku pasków oddzielających, lub indeks, czyli wycięcie na prawej krawędzi. Indeksy, zwane również registrami, rozmieszczone są z góry na dół, tak aby indywidualny opis lub fabryczny nadruk był widoczny na kolejnych przekładkach z danego kompletu.
Jak wspomniałem przekładki mogą mieć na registrach nadruki, najlepiej gdy są po obu stronach. W tej grupie znajdziemy:
- przekładki alfabetyczne – z nadrukiem liter od A do Z
- przekładki numeryczne – 1-5, 1-10, 1-12, 1-15, 1-20, 1-24, 1-31, 1-54
- przekładki w układzie miesięcznym, na których nadrukowane są skróty od angielskich nazw miesięcy : Jan, Feb, … Dec.
- przekładki ABC do teczek na akta osobowe – czasem mają wycięte indeksy, innym razem są to zwykle proste przedziurkowane karty ze stosownym nadrukiem, tabelą itp.
Jeżeli registry są gładkie, można je opisać indywidualnie zgodnie z treścią wpiętych dokumentów. Przekładki z gładkimi indeksami najczęściej są wielokolorowe, jeśli nie w całości to przynajmniej na registrach, tak aby sąsiadujące indeksy różniły się, co ułatwia orientację w posegregowanych arkuszach. Dostępne przekładki w tej grupie występują w kompletach po 5, 6, 10, 12 lub 20 kart. Myślę, że w tej grupie można umieścić również przekładki do teczek wiszących. Mają one postać kartonowych okładek z indeksami, z tym że nie są one wpinane, ale wkładane. Można więc z teczki wyjąć interesujące nas posegregowane dokumenty, bez wnikania w pozostałe.
Materiał
Przekładki są wykonane z kartonu lub tworzyw sztucznych. Producenci wykazują się niemałą inwencją proponując bardzo różne linie produktów tym segmencie. Od szarych przekładek z polipropylenu po bajecznie kolorowe z kartonu mylar. Dostępne są plastikowe kolorowe, białe kartonowe z nadrukami, kartonowe barwione w masie, a nawet transparentne z kolorowego polipropylenu. Niektóre linie produktów np. Elba Chic lub Touareg zawierają przekładki dostosowane do designu całej serii.
Registry przekładek często są dodatkowo wzmocnione przez laminowanie folią, co oprócz poprawy walorów użytkowych pozytywnie wpływa na estetykę.
Ciekawym produktem są wspomniane kartonowe przekładki Chic, które dzięki mikroperforacji na indeksach umożliwiają indywidualny sposób organizacji dokumentów. Konfekcjonowane po 10 lub 100 sztuk, można wziąć z paczki odpowiednią do danego zadania liczbę przekładek, odciąć lub oderwać zbędne indeksy, jeżeli trzeba – opisać. Osobiście proponowałbym spożytkować jedną przekładkę z pełnym kompletem indeksów w charakterze karty opisowej.
Natomiast w grupie przekładek plastikowych warto zwrócić uwagę na takie z możliwością wymiany registrów.
Rozmiary
Jak zapewne domyślacie się największy wybór jest wśród przekładek dostosowanych do arkuszy formatu A4. Nieco mniej możliwości jest w przypadku przekładek A5. Z naprawdę dużymi, takimi jak A3 jest mały problem, aczkolwiek przy odrobinie wysiłku również można coś wybrać, zarówno do segregatorów pionowych jak i poziomych.
Warto poświęcić kilka słów przekładkom A4 Maxi. Są stosowane tam, gdzie trzeba oddzielić dokumenty umieszczone w koszulkach. Dzięki zwiększeniu o około 2 cm szerokości (w porównaniu ze standardowymi A4) indeksy wystają poza krawędzie wpiętych koszulek, dzięki czemu są doskonale widoczne. Standardowe przekładki zostałyby zasłonięte w całości przez koszulki, i nie spełniłyby swojej roli.
Należy tu też wspomnieć o podłużnych przekładkach w rozmiarze 1/3 A4, zwanych również separatorami lub paskami oddzielającymi. Oczywiście podany wyżej format to pewne uproszczenie, przekładki takie zwykle mają od 98 do 120 mm wysokości i 230 do 240 mm szerokości. I nie są to ortodoksyjnie przestrzegane wartości . Niekoniecznie muszą mieć kształt prostokąta, zdarzają się również trapezoidalne. Kompletowane najczęściej po 100 sztuk, dostępne paczki zarówno w jednym kolorze jak i wielokolorowe.
Wpinanie
Znakomita większość przekładek A4 i A5 posiada uniwersalną perforację umożliwiającą wpięcie do różnych rodzajów segregatorów, o skoroszytach ie wspominając. Oczywiście są przekładki A4 z innym układem otworów, ale te też pasują przynajmniej do najbardziej popularnych segregatorów. Podłużne separatory mają dwa otwory na krótszym boku, w standardowym rozstawie 80mm – czyli dostosowanym do ringów segregatora lub wąsów skoroszytu. Jeżeli są dodatkowe otwory na dłuższej krawędzi można taką przekładkę wpiąć pionowo.
W celu przedłużenia trwałości perforacji, przedziurkowaną krawędź wzmacnia się paskiem folii, tak aby zużycie podczas użytkowania nie nastąpiło zbyt szybko. Jeżeli przewidujemy intensywne użytkowanie wpiętych dokumentów proponuję zwrócić uwagę na ten szczegół przy wyborze, ponieważ nie każda przekładka jest w ten sposób tuningowana .
Należy również wspomnieć o przekładkach , które dzięki odpowiedniej perforacji są wpinane do albumów prezentacyjnych z wymiennymi kieszeniami jak np. Vario Zipp lub kołonotatników .
Jak i gdzie opisać?
Jak wspomniałem powyżej, przekładki można opisywać na registrach. Na przykład zaznaczamy, że grupa dokumentów w danym projekcie dotyczy marketingu, kolejna zawiera analizę ekonomiczną, jeszcze następna wnioski lub podsumowanie. Słowem pełny indywidualizm. Dodam, że do opisywania plastikowych lub lakierowanych registrów przydatny jest foliopis lub żelopis, natomiast kartonowe można opisywać długopisem lub ołówkiem. Jeżeli użyjemy przekładek z wymiennymi indeksami, uzyskamy możliwość korygowania opisu w czasie pracy.
Bardzo przydatnym narzędziem jest karta opisowa, pełniąca rolę strony tytułowej. Jest ona podzielona na części, z których każda jest przypisana do konkretnego indeksu np. przez wskazanie strzałką. Stąd wiemy już na początku, gdzie szukać odpowiednich dokumentów, bez potrzeby przekartkowywania całości. Karta opisowa może być zalaminowana, nawet dwustronnie. Wtedy korygować możemy przy użyciu odpowiedniej gumki.
Pomysłowym rozwiązaniem są transparentne karty opisowe. Dzięki dostępnym na stronie producenta szablonom sporządzamy wydruk na kartce papieru ksero i podkładamy pod transparentną kartę. W ten sposób możemy skorygować treść opisu bez szkody dla poczucia estetyki, lub używamy tego samego kompletu przekładek do kolejnego zadania. Czysta oszczędność.
Podsumowanie
Przekładki są produktem niezbędnym przy porządkowaniu oraz archiwizowaniu dokumentów. Czasem występuje potrzeba prostej separacji, wtedy wystarczą paski oddzielające. Efekt zostaje osiągnięty, a poniesione koszty są relatywnie nieduże. Innym razem trzeba zrobić wrażenie na kontrahencie, i wtedy zalecałbym eleganckie przekładki, z laminowanymi registrami, kartą opisową, tak aby szybko i łatwo przeglądać odpowiednie dokumenty. Dobór zależy więc od okoliczności i konkretnego zadania. Przekładki numerowane 1-31 są przydatne, jeżeli mają oddzielać dzienne raporty w konkretnym miesiącu, a 1-54 jeżeli analogiczny proces dotyczy tygodniowych w skali roku (tak, czasami zostaną jedna lub dwie niewykorzystane karty ). Przy wyborze pamiętajmy, że nie kupujemy tylko kartonowych lub plastikowych kart z przyciętą krawędzią – dzięki nim unikamy rozproszenia, uzyskujemy porządek, przejrzystość i przede wszystkim oszczędzamy czas. A kto z nas ma go dzisiaj w nadmiarze?