Ponieważ w poprzednich wpisach omawiałem artykuły do przechowywania dokumentów, więc teraz aby pozostać konsekwentnym poświęcę kilka słów archiwizacji zawieszanej.
Zwykły (a nawet niezwykły) segregator, skoroszyt lub teczkę można umieścić na dowolnej półce lub w szufladzie, jeżeli wymiary na to pozwolą. Natomiast teczki lub skoroszyty w tym systemie, jak sama nazwa na to wskazuje są zawieszane. Wymaga to zastosowania odpowiednich mebli lub pojemników do przechowywania, ale za to uzyskujemy:
- wygodę przechowywania dokumentów
- łatwość w dotarciu do interesujących informacji
Idea jest prosta – dokumenty umieszczone w okładkach, wpięte lub włożone luzem. Natomiast same „okładki” są wyposażone w listwy do zawieszania, na grzbiecie lub na krawędziach. Listwy te mają zaczepy przystosowane do rozstawu prowadnic w szufladach, pudłach lub stojakach. Jak niespecjalnie skomplikowane, a za to jak praktyczne jest to rozwiązanie spróbuję Wam przedstawić poniżej.
Składniki systemu
System zawieszanego przechowywania dokumentów obejmuje różne elementy.
Teczki standardowe – czyli okładki z listwami na krawędziach. Listwy wystają poza okładki, posiadają na końcach wyprofilowania lub haczyki do zaczepienia w pojemniku lub prowadnicy szuflady. Można w nich łatwo przeglądać i uzupełniać zawartość bez potrzeby wyjmowania teczki z miejsca przechowywania.
Teczki z boczkami– wyglądają jak teczki standardowe, z tym że posiadają zabezpieczenia w postaci kartonowych lub częściej tekstylnych „boczków”, chroniące dokumenty przed wypadnięciem po wyjęciu teczki z miejsca przechowywania.
Teczki z poszerzonym i usztywnionym dnem – są takie które mieszczą ponad 750 kartek standardowego papieru A4, czyli więcej niż gruby segregator. Dno może być usztywnione plastikową wkładką z bocznymi ogranicznikami (utrzymującymi zawartość w obrębie teczki) lub jedynie odpowiednio wyprofilowane, co jest stosowane w teczkach z naprawdę grubego kartonu.
Skoroszyty zawieszkowe – tutaj listwy do zawieszania znajdują się na grzbiecie, a dokumenty są wpięte w zwykły mechanizm skoroszytowy.
Teczki z paskiem skoroszytowym – łączą zalety powyższych rozwiązań. W zależności od potrzeby zawartość może być wkładana w teczkę lub wpinana w mechanizm.. Mechanizm ten w teczkach dwuskrzydłowych jest umieszczony przy krawędzi, blisko listwy zawieszkowej. Wtedy dokumenty wpinane i wkładane luzem sąsiadują w tej samej przestrzeni. Są teczki trój skrzydłowe, z osobnym miejscem do wkładania dokumentów, raz dodatkową okładką chroniącą wpięte arkusze.
Segregatory zawieszane – wyglądają jak jak typowe segregatory z mechanizmem dźwigniowym. Na wewnętrznej stronie grzbietu, posiadają chowane haczyki lub mechanizm do zawieszania. Jeżeli występuje potrzeba postawienia takiego segregatora na półce, chowa się je, kiedy trzeba go zawiesić należy je wysunąć. Jednym słowem uniwersalizm.
Kiedy już powyższe elementy systemu wypełnimy zawartością, należy je gdzieś ulokować. W zdecydowanej większości wymagają odpowiednich warunków. Jedynie segregatory zawieszane dadzą się łatwo przechować na półce, ale przyznacie, że zaopatrywanie się w nie mija się z celem jeżeli nie zamierzamy wykorzystać ich pełnych możliwości. Przecież ten sam efekt osiągniemy stosując zwykłe segregatory. Jeżeli chcemy mieć wszelkie korzyści płynące z wygody systemu zawieszanego potrzebne są:
Pojemniki do teczek – najczęściej wykonane z tworzywa sztucznego lub pokrytego okleiną kartonu, powinny zapewniać łatwy dostęp do zawartości, segregowanie i odczyt opisów na poszczególnych teczkach lub skoroszytach. Jeżeli służą głównie do przechowywania dokumentów istotną zaletą jest możliwość składowania jednego pudła na drugim. Dlatego też, jeżeli już zdecydujemy się na określony produkt, przy dalszych zakupach warto zachować konsekwencję, i to nie tylko z powodów estetycznych:). Występują okoliczności, gdzie bardziej istotnym czynnikiem jest łatwość przenoszenia dokumentów, wtedy stosownym rozwiązaniem jest pudło z uchwytem na wieku. Samo wieko chronić zarówno przed wścibskim spojrzeniem, jak i warunkami atmosferycznymi jeżeli wyjdziemy na zewnątrz. W zależności od typu można włożyć w nie od kilkunastu do 30 teczek.
Stojaki do teczek – różnią się od pudeł bardziej „otwartą” konstrukcją, oraz zwykle większą pojemnością, tak do 50 teczek czy skoroszytów. Występują różne typy: jedne można łatwo składać i rozkładać co ma znaczenie, jeżeli ma miejsce duża rotacja teczek czy skoroszytów. Inne z kolei można zawiesić razem z zawartością na ścianie – optymalizacja przestrzeni biurowej bywa istotnym argumentem przy wyborze.
Pudełka archiwizacyjne na teczki zawieszkowe,wykonane z kartonu służą przede wszystkim do przechowywania teczek/skoroszytów z dokumentami nad którymi raczej już nie będziemy pracować, a których z określonych powodów nie powinniśmy się pozbyć. Pamiętajmy: dokumentów się nie wyrzuca – polecam tu artykuł o niszczarkach
Wózki do teczek – przydatne narzędzie do przechowywania dużych zasobów np. 80, 100 lub 250 sztuk. Wyposażone w kółka zapewniają mobilność przechowywanych dokumentów jako całości, jeżeli rzeczone kółka mają blokadę to świetnie. Można taki wózek wsunąć pod blat biurka, gdzie teczki grzecznie będą czekać aż okażą się potrzebne. Wózki archiwizacyjne mogą mieć charakter w pełni „otwarty”, jak i posiadać postać zamykanych na klucz skrzyń. Czasem są to kontenery archiwizacyjne na kółkach, gdzie przestrzeń na archiwizację zawieszaną to tylko jedna z funkcji takiego mebla.
Szafy archiwizacyjne – są wyposażone w szuflady przystosowane do przechowywania teczek lub skoroszytów zawieszkowych. Wykonane z metalu i wyposażone w zamek dobrze chronią zawartość.
Akcesoria – pomocne uzupełnienie systemu
Szyldy i etykiety – dzięki nim można łatwo opisać zawartość, oraz wygodnie sprawdzić co zawiera poszczególna teczka bez potrzeby zaglądanie do środka, w przypadku skoroszytu ułatwienie jest jeszcze większe . Szyldy można umieszczać tak, żeby nie zasłaniały się nawzajem w kolejnych zawieszonych teczkach. W zależności od typu teczki/skoroszytu są różne metody mocowania opisów, moim zdaniem sporym ułatwieniem użytkowania możliwość łatwego przesuwania szyldu bez odpinania go. Są teczki, gdzie miejsce na opis zajmuje całą krawędź, wtedy czytelność opisu na poszczególnych sztukach uzyskuje się zaczynając napis od określonego miejsca na listwie opisowej.
Przekładki – dzięki nim można łatwo posegregować zawartość teczki, mają postać wkładek, dzięki czemu można wyjąć interesująca nas zawartość bez naruszania ułożenia pozostałych dokumentów, występują w wersjach z registrami do opisów, jak i bez nich – z możliwością opisu na całej długości wkładki. Natomiast do skoroszytów można oczywiście użyć standardowych przekładek z perforacją.
Zapięcia skoroszytowe – w tej grupie są skoroszytowe paski metalowe wkładane w zrobione dziurkaczem otwory, oraz zapięcia nakładane i wklejane, zarówno do teczek jak i do wkładek.
Materiał
Zdecydowanie najczęściej mamy do czynienia z teczkami czy skoroszytami z okładkami wykonanymi z barwionego lub naturalnego kartonu o gramaturze powyżej 200g/m2. Oczywiście im bardziej wytrzymały karton tym więcej dokumentów udźwignie teczka. Firma Bantex wprowadziła na rynek teczki z kartonu wzmocnionego włóknami bawełnianymi, co zapewniło ich dużą wytrzymałość na rozciąganie, a co za tym idzie wydłużyło znacząco cykl użytkowania produktu. Teczki o bardzo dużej pojemności można spotkać w wersjach wykonanych ze wzmocnionego kartonu z marmurkowym wzorem
Dostępne są również kolorowe lub bezbarwne teczki z polipropylenu (PP). Wspomniana wyżej firma Bantex proponuje kolorowe transparentne teczki PP, które można ze sobą łączyć zatrzaskami, dzięki czemu eliminuje się między nimi przestrzeń w czasie przechowywania, oraz zapobiega „niekontrolowanemu” przemieszczaniu się teczek w pojemniku lub szufladzie. Inną tendencję widać w przezroczystych bezbarwnych teczkach, gdzie łatwo można zobaczyć co jest w teczce nie tylko kierując się opisem na szyldzie.
Listwy zawieszkowe w teczkach i skoroszytach są metalowe. Czasem stosuje się pokrycie tworzywem lub w całości z tworzywa sztucznego. Dzięki temu łatwiej używać szyldów przesuwnych. Są teczki w których listwa na jednej okładce jest metalowa, a na drugiej plastikowa. Szyldy natomiast są najczęściej z transparentnego tworzywa, etykiety z kartonu.
Z kartonu są robione pudła do archiwizacji wiszących teczek i skoroszytów. Natomiast pojemniki i stojaki coraz częściej są dowodem jak elegancki wygląd można nadać tworzywom sztucznym. Metal z kolei to surowiec do produkcji wózków i szaf archiwizacyjnych. I czołgów – może krzyknąć ktoś z czytelników. Spokojnie lożo szyderców, czołgi nie są elementem systemu archiwizacji zawieszanej, a o niej jest ten artykuł .
Rozmiary
Zdecydowana większość poszczególnych elementów w systemach archiwizacji zawieszanej przystosowana jest do arkuszy formatu A4. Oczywiście można dosyć swobodnie przechowywać dokumenty o mniejszych rozmiarach, lub też nośniki danych. Jeżeli chcemy przechować większe arkusze np. A3, i nie możemy ich zginać pozostaje nam użycie specjalnych teczek wielkoformatowych do wieszanie w pionie, a przechowywać je można w specjalnych szafach lub wózkach.
Kilka słów na koniec
W segmencie archiwizacji zawieszanej można znaleźć artykuły o określonym przeznaczeniu:
- teczki kredytowe – głównym użytkownikiem są instytucje finansowe.
- teczki i skoroszyty na akta osobowe – wykorzystywane w działach HR.
- teczki do wydruków komputerowych – to raczej ciekawostka, ich zastosowanie maleje razem coraz mniejszym zużyciem papieru do drukarek igłowych.
Ponadto oprócz najbardziej popularnego modelu teczek czy skoroszytów zawieszanych można spotkać inne systemy jak np. vetro lateral lub podwieszanie. Mogą różnić się typem zawieszek, rozstawem szyn czy profilem prowadnicy. No i wymagają odpowiednich miejsc do przechowywania.
W zależności od potrzeb system archiwizacji zawieszanej może osiągać różne poziomy złożoności. O ile w jednym biurze znakomicie sprawdzi się prosty stojak i kilkadziesiąt skoroszytów, to w innym potrzeba kilku szaf, wózków, wielu teczek w kilku kolorach, o różnej pojemności i przeznaczeniu. Szczęśliwie producenci zadbali o to, aby można było stworzyć ułatwiający pracę i oszczędzający czas zestaw archiwizacyjny, przystosowany do obowiązujących zasad i procedur, no i przede wszystkim do wykonywanych czynności. Naprawdę jest w czy wybierać, a nowe pomysły w tej grupie produktów potrafią pozytywnie zaskoczyć. Teczka Alpha Activ po wyjęciu z szafy czy pudełka zmienia się w poręczne narzędzie do przenoszenia dokumentów i pracę z nimi poza miejscem przechowywania. Dzięki gumkom zabezpieczającym dokumenty nie wysuną się podczas transportu, a chowane zawieszki nie przeszkadzają podczas pracy. Moim zdaniem dodatkową wartość estetyczną ma biało-czarna elegancja, bo w takiej tonacji kolorystycznej utrzymana jest ta linia teczek. Rozwinięcie koncepcji mobilności w systemach archiwizacji zawieszanej jeszcze bardziej widać w serii Nomad. Obejmuje ona nie tylko kolorowe polipropylenowe teczki z klapami chroniącymi zawartość i chowanymi na czas pracy zawieszkami, ale również pojemniki przystosowane do przechowania teczek oraz wkładek do nośników danych. Zarówno same teczki, jak i wypełnione pojemniki można przenosić w wygodnych torbach Nomad, w których dodatkowo zmieszczą się inne przedmioty pomocne w pracy: laptop, długopisy, notatniki, telefon itd. Piękny przykład łączenia sprawdzonych rozwiązań z wyzwaniami teraźniejszości. I pomyśleć, że jeszcze niedawno temu nowością były wewnętrzne kieszenie na CD w teczkach zawieszkowych.
W celu efektywnego wykorzystania zalet archiwizacji zawieszanej należy pamiętać o konsekwentnym rozmieszczeniu czytelnych opisów. Dużym ułatwieniem może być użycie kodu kolorystycznego, o ile wybierzemy barwne teczki, skoroszyty lub etykiety do szyldów. Dzięki temu można lepiej zagospodarować przestrzeń w biurze, ułatwić dostęp do dokumentacji i zaoszczędzić czas. Dobre samopoczucie będzie wartością dodaną
