Praktycznie każdy z nas spotkał się z sytuacją, w której konieczne było pozbycie się dokumentów w taki sposób, aby nikt ich nie mógł później wykorzystać. Najpowszechniejszym sposobem było kiedyś darcie dokumentów, lecz jak się okazuje w wielu przypadkach jest to środek mało skuteczny.
Mimo że od 1997 roku obowiązuje Ustawa o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. nr 133 poz. 883), to wciąż zdarzają się przypadki kiedy nasze prawa nie są dostatecznie zabezpieczone. Wielokrotnie prasa donosiła o tym, że dokumenty z danymi osobowymi, wyciągi bankowe, faktury, były znajdowane przez przypadkowe osoby. Wszyscy powinniśmy dbać więc o to, aby tego typu informacje nie trafiły w niepowołane ręce.
"Kto administrując zbiorem danych lub bedąc obowiązany do ochrony danych osobowych, udostąpnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2." (Art 51 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych)
W przypadku gdy decydujemy się na zakup niszczarki, musimy określić jej przeznaczenie.
Podział niszczarek ze względu na zastosowanie:
- niszczarki małe
- niszczarki średnie
- niszczarki duże
Większość niszczarek niszczy jedynie dokumenty papierowe. Na rynku dostępne są również niszczarki niszczące karty kredytowe, dyskietki oraz płyty CD. Większość modeli renomowanych firm radzi sobie bezproblemowo z niszczeniem zszywek i spinaczy.
paskowe: niższa cena, tną jednorazowo więcej kartek
paskowo-odcinkowe (cross-cut): zapewniają wyższy stopień tajności i mniejszą objętość odpadów
Przy doborze niszczarki powinniśmy się kierować głównie jej możliwościami technicznymi oraz jakością wykonania niszczarki. Szczególnie powinniśmy zwrócić uwagę na takiej cechy jak:
- solidne noże tnące,
- obudowane zespoły napędowe noży tnących,
- przekładnie z zastosowaniem kół zębatych wykonanych ze specjalnego tworzywa sztucznego lub (w przypadku najmocniejszych niszczarek) z solidnego napędu łańcuchowego,
- właściwie zaprojektowane i wykonane separatory,
- mocne i energooszczędne silniki.
Norma DIN 32757
Jeden ze sposobów podziału niszczarek, to podział ze względu na stopień tajności niszczonych dokumentów. Jedną z norm definiujących poziom bezpieczeństwa niszczarek jest norma DIN 32757.
Wyróżniamy następujące stopnie tajności:
1-szy stopień tajności (DIN1)
- zastosowanie: materiały ogólne, korespondencja
- rodzaj cięcia: cięcie paskowe
- szerokość paska: 12mm
2-gi stopień tajności (DIN2)
- zastosowanie: materiały wewnętrzne, korespondencja wewnątrzfirmowa
- rodzaj cięcia: cięcie paskowe
- szerokość paska: max 6mm
3-ci stopień tajności (DIN3)
- zastosowanie: materiały poufne
- rodzaj cięcia: cięcie paskowe
- szerokość paska: max 2mm
- wymiar ścinki: max 4x80mm
4-ty stopień tajności (DIN4)
- zastosowanie: materiały tajne
- rodzaj cięcia: cięcie paskowo-odcinkowe
- wymiar ścinki: max 2x15mm
5-ty stopień tajności (DIN5)
- zastosowanie: materiały ściśle tajne
- rodzaj cięcia: cięcie paskowo-odcinkowe
- wymiar ścinki: max 0,8x13mm
6-ty stopień tajności (poza normą DIN)
- zastosowanie: materiały ściśle tajne
- rodzaj cięcia: cięcie paskowo-odcinkowe
- wymiar ścinki: max 1x5mm
Niszczarki o szóstym stopniu tajności tną jedną kartkę A4 na 15 tysięcy ścinek!
Inne ważne parametry, na które warto zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki:
Jeżeli dokumenty są zazwyczaj najpierw przez pewien czas gromadzone i okresowo wykonywane jest ich masowe niszczenie, potrzebna jest niszczarka, która poradzi sobie z niszczeniem wielu stron na raz. Jeżeli dokumenty są niszczone na bieżąco, niszczarka niekoniecznie będzie musiała dawać sobie radę z dużą ilością stron w jednej operacji.
Pojemność zbiornika - im większy pojemnik na ścinki, tym więcej zmieści się do niego zniszczonego papieru i tym rzadziej trzeba go opróżniać. W przypadku niszczarek tnących na ścinki, miejsce w pojemniku na ścinki jest dokładniej i wolniej zapełniane niż w przypadku trybu cięcia na paski. Wybór niszczarki tnącej na
ścinki pozwoli więc korzystać z dodatkowej jej zalety, jaką jest rzadsze opróżnianie zbiornika na ścinki.
Ponadto:
- możliwość niszczenia płyt CD, dyskietek, kart plastikowych, zszywek
- możliwość niszczenia dokumentów o formacie niestandardowym, np.A3
- możliwość pracy w trybie ciągłym oraz funkcja zapobiegająca przegrzeniu mechanizmu niszczącego
- głośność niszczarki wyrażana w dB
- diody informujące o stanie urządzenia np. przepełnienie pojemnika, otwarcie drzwiczek, aktywność mechanizmu blokującego pracę urządzenia
- funkcja cofania przydatka w sytuacji przeciążenia mechanizmu niszczącego, powodująca zatrzymanie mechanizmu i wycofanie pliku niszczonych dokumentów
- wymiary i waga ważne ze względu na planowaną lokalizację niszczarki
Ważne informacje:
- wydajności podane w katalogach dotyczą papieru 70 g/m2, dlatego używając papieru - 80 g/m2 należy brać do próby 10%-20% kartek mniej;
- niszczarki tnące w paski zawsze pracują ciszej niż niszczarki tnące w ścinki;
- ścinki w tzw. cross-cut zajmują mniej miejsca niż paski;
- niszczarki tnące w ścinki są droższe m.in. dlatego, że koszt ich wytwarzania jest dużo wyższy;
- zawsze wkładaj papier do szczeliny krótszą krawędzią,
- unikaj pofałdowania papieru, szczególnie dotyczy to niszczarek tnących na ścinki,
- noże tnące w ścinki należy smarować specjalnym olejem.
Jak sobie radzić w przypadku problemów z niszczarką:
1. Czujnik przepełnienia kosza wyłącza niszczarkę chociaż kosz jest pusty.
W mniejszych niszczarkach (z fotokomórką) trzeba znaleźć i oczyścić z pyłu papierowego fotodiody umieszczone pod głowicą. Najlepiej odkurzyć komorę głowicy i kosz odkurzaczem, a następnie wyczyścić szmatką z użyciem np. pianki antystatycznej. Problem pylenia papierem występuje, gdy nie używa się oleju do niszczarek tnących na ścinki, gdyż głównym zadaniem oleju jest usuwanie ładunków elektrostatycznych. Przyciagajace się do elementów niszczarki naładowane drobne czastki papieru mogą blokowac też mechanizm tnący i w konsekwencji trwale uszkodzić urzadzenie. W razie braku oleju do niszczarek, można go zastapić innym nie jełczejacym olejem roślinnym.
W dużych urządzeniach z mechanicznym czujnikiem listwowym problem może występować w przypadku zgięcia lub zablokowania papierem listwy. Należy ją odblokować.
2. Niszczarka nie wyłącza się automatycznie po cyklu pracy.
Najczęściej powodem są kawałki papieru, lub pył papierowy przesłaniajacy fotokomórki w szczelinie wlotowej. Należy wyłączyć niszczarkę z gniazdka i oczyścić wlot papieru. Nie wolno używać ostrych narzędzi, gdyż można trwale uszkodzić przezroczyste powierzchnie fotokomórek.
Gromadzenie się ładunków elektrostatycznych w niszczarkach tnących na ścinki powoduje pylenie i zostawanie drobin papieru w mechanizmach niszczarki. Niszczarki tnące na ścinki należy oliwić olejem do niszczarek. Nie stosuj olejów mineralnych i w aerozolu np. WD-40.
3. Niszczarka zatrzymuje się przy mniejszej niż poprzednio ilości dokumentów?
Urządzenia tnące na paski i nie zablokowane papierem należy odesłać do serwisu,
Urządzenia tnące na ścinki i nie zablokowane papierem należy oliwić i uruchamiać przód/tył przez ok. 1 min. jeżeli pomimo tych czynności objawy nie ustąpiły, to niszczarkę należy odesłać do serwisu,
Gdy nastąpiło zablokowanie papierem i nie można go usunąć poprzez dalsze niszczenie mniejszą ilością kartek, to należy odesłać niszczarkę do serwisu w celu odblokowania i konserwacji. Próba odblokowania z użyciem nożyczek/śrubokrętów zawsze kończy się dalszymi uszkodzeniami mechanicznymi nie objętymi gwarancją.