W każdym biurze, sekretariacie czy magazynie może dojść do sytuacji, gdy ilość wytworzonych dokumentów osiągnie masę krytyczną. W zasadzie nie należy dopuścić do takiego stanu. Zatem nadwyżkę, czyli dokumenty zbędne dla realizacji bieżących lub przyszłych zadań należy niezwłocznie archiwizować. Spakować w kartony i zanieść do archiwum. Najlepiej byłoby, gdyby zawartość „nieaktywnego” segregatora trafiała tam jak najszybciej. Żeby to jednak miało sens należy wybrać odpowiednie pojemniki do przechowywania. Powinny się łatwo i szybko składać, wygodnie przenosić i bezpiecznie przechowywać. No i dostęp do zawartości powinien być możliwie ułatwiony – oczywiście dla osób upoważnionych. W zależności od specyfiki, możliwości i potrzeb stosuje się różne rozwiązania.
Pudło archiwizacyjne na zawartość segregatora
Stosuje się je, gdy zależy nam na powtórnym użytkowaniu segregatora. Dokumenty można z niego wyjąć i spiąć wąsami skoroszytowymi (powinny sobie poradzić z zawartością wąskich segregatorów) lub wykorzystać spinki archiwizacyjne. Instrukcja korzystania z rzeczonych spinek do wglądu
Tak spięte dokumenty wkładamy do odpowiednich pudełek. Można oczywiście wkładać dokumenty luzem, ale podczas przeglądania zarchiwizowanych spiętych łatwiej utrzymać porządek. Zawartość popularnych szerokich segregatorów mieści się w pojemnikach o szerokości 75 do 80 mm. Bardzo popularne są pudła o szerokości 100 mm, np. Esselte Boxy 100. Ponadto producenci proponują nam pojemniki o szerokości 120, 150, 160 i 200 mm. Tego rodzaju powinny umożliwiać składowanie zarówno w położeniu pionowym jak i poziomym. Oznacza to, że miejsca na opis zawartości tudzież otwory na palec ułatwiający wyjmowanie pojemnika umieszczane są na grzbiecie i ściance bocznej.
Pudło na segregator z zawartością
Archiwizowanie segregatorów razem z zawartością jest szybsze, a i wgląd w zarchiwizowane dokumenty jest jakby łatwiejszy. Segregator wkłada się do odpowiedniego kartonu, ten z kolei opisuje i gotowe. Tyle, że pudełka jako, że większe to i więcej miejsca zajmują w archiwum. Niemniej tam gdzie czas ma dużą wartość (tzn. przynajmniej większą niż segregatory) warto stosować to rozwiązanie
Pudła na teczki zawieszkowe
Ich szerokość dostosowana jest do rozmiarów metalowej szyny zawieszkowej w tych teczkach, a wysokość uwzględnia również istnienie szyldów opisowych. Występują w wersjach mniejszych (te można przechowywać z kartonach zbiorczych), jak i większych, mieszczących nawet 80 teczek.
Pudła archiwizacyjne zbiorcze na pojemniki i segregatory
Są na tyle duże by zmieścić kilka segregatorów lub pojemników z dokumentami. W bocznych ściankach posiadają uchwyty do przenoszenia. Wieko najczęściej jest uchylne, jednak w niektórych rozwiązaniach jak np. Fellowes R-Kive FastFold stosowane jest zdejmowane.
Zbiorcze pojemniki archiwizacyjne mogą mieć wieko na górze, ale również są wersjach z otwarciem z przodu. Dzięki temu pudła te umożliwiają dostęp do zawartości, jeżeli nawet będziemy przechowywać je stawiając jedne na drugich. W systemie archiwizacyjnym Elba Tric można w ten sposób ustawić do sześciu kartonów, a stabilność zapewniają specjalne zaczepy.
Pudła zbiorcze poszczególnych producentów różnią się pod względem rozmiarów, a więc również ilości segregatorów czy „boxów” jakie są w stanie pomieścić. Dla jednych odbiorców ważne jest aby włożyć do pudła jak najwięcej, inni z kolei pamiętają że zawartość mniejszego pudełka mniej waży. Niektórzy producenci gwarantują, że dopuszczalne obciążenie wynosi nawet 30 kg – taki efekt można uzyskać np. stosując podwójne dno. Pamiętajmy, że te kartony służą nie tylko do przechowywania, ale i do noszenia Dlatego muszą mieć w bocznych ściankach wycięte uchwyty.
Pojemniki składane na czasopisma
Z względu na kształt bywają określane jako ścięte. Służą do przechowywania cenników, katalogów i czasopism. Posiadają otwór do łatwiejszego wyjmowania z półki.
Pudła na wydruki wielkoformatowe, mapy, rysunki itp.
Dokumenty wielkoformatowe można przechowywać bądź w odpowiednich kartonach, jak np. Elba Tric 5, mieszczący arkusze A3, lub w tubach. Jeżeli te ostatnie mają podstawą okrągłą wymagają odpowiednich pudeł lub stojaków do przechowywania. Jeżeli podstawa jest kwadratowa lub trójkątna przechowywanie jest ułatwione.
Inne zastosowania pudeł archiwizacyjnych
Oprócz pudeł do przechowywania standardowej dokumentacji papierowej stosuje się również pudełka do nośników danych np. pojemniki Snap-N-Store. W ofertach producentów można znaleźć pudełka uniwersalne do przechowywania biurowych drobiazgów lub książek. Szczególna estetyka tych produktów sprawia, że służą one raczej do archiwizacji „podręcznej”, bo aż szkoda wynosić je do archiwum czy magazynu.
Do szczególnie cennych przedmiotów jak np. starodruki lub pergaminowe rękopisy też są przewidziane stosowne opakowania. Umówmy się jednak, że stosunkowo nieliczne firmy mają takie zapotrzebowanie. Oczywiście jeżeli zachodzi taka potrzeba można zamówić pudła w rozmiarach dostosowanych ściśle do nietypowych potrzeb np. do bardzo dużych wydruków, ale wiąże się to z odpowiednimi nakładami.
Materiał i składanie
Pudła archiwizacyjne zazwyczaj są wykonane z tektury falistej. Rzadziej z bardzo grubego kartonu, jak np. w systemie Snap-N-Store, w takich rozwiązaniach często stosuje się dodatkowe pokrycie okleiną, okucia , metalowe uchwyty do transportu. Chociaż pamiętam zwykłe pudła z faktury litej o gramaturze 1300g/m2. Jeżeli planowane jest przechowywanie w dłuższym okresie, polecam stosowanie pojemników z tektury bezkwasowej, nie powodującej zażółceń podczas przechowywania w większych przedziałach czasowych.
Pudła powinny umożliwiać ekonomiczne przechowywanie i łatwe składanie. Oznacza to zajmowanie małej przestrzeni w stanie złożonym oraz intuicyjne, łatwe i szybkie składanie. W znakomitej większości przypadków polega to na dopasowaniu wypustek na krawędziach do odpowiednich szczelin. We wspomnianych powyżej pudełkach Snap-N-Store łączenie poszczególnych ścianek następuje za pomocą zatrzasków. Są wreszcie rozwiązania umożliwiające automatyczne kilkusekundowe składanie pojemników.
Kolorystyka i nadruki
Pudła archiwizacyjne mogą być wykonane z tektury naturalnej lub kolorowej. Przy czym to drugie rozwiązanie w przypadku kartonów zbiorczych często (ale szczęśliwie nie zawsze) ogranicza się do bieli z kolorem towarzyszącym np. niebieskim lub czerwonym – w zależności od danego producenta. Natomiast w przypadku mniejszych „boxów” można pokusić się o stosowanie kodów kolorystycznych, bo mamy do wyboru czerwony, niebieski, żółty i zielony, u niektórych producentów jeszcze biały, no i oczywiście naturalny. W przypadku pudeł do archiwizacji „podręcznej” możemy się spotkać z atrakcyjnymi rozwiązaniami graficznymi.
Jak powyżej wspomniałem ważne jest wskazanie miejsca na opisy i oznaczenia kartonów. Wartością dodaną jest nadrukowanie prostej i czytelnej instrukcji składania pudełka.
Systemy archiwizacyjne
Pudła archiwizacyjne poszczególnych producentów, zarówno zborcze jak i „boxy”, nie mają takich samych rozmiarów. To trochę jak klocki – produkty jednej firmy jak np. Esselte czy serii jak Tric lub R-Kive tworzą system. Poszczególne elementy systemu pasują do siebie. Małe pojemniki idealnie wpasowują się do pudeł zbiorczych. Pudła zbiorcze można ustawiać jedne na drugich, zachowując wytrzymałość i stabilność „konstrukcji”. Dlatego wybierając pojemniki na dokumenty wyjęte z segregatorów pamiętajmy by zaopatrzyć się w odpowiednie pudła zbiorcze. I bądźmy w tym konsekwentni – obcy element nie wpasuje się w układankę.
Po co to wszystko?
Dla ułatwienia życia. I dla spełnienia wymogów formalnych, organizacyjnych i prawnych. Są dokumenty, np. personalne, które powinny być przechowywane naprawdę bardzo długo. Szczęśliwie te do rozliczeń z fiskusem są składowane krócej . Trudno to wszystko byłoby trzymać ciągle w zasięgu ręki, albo i wzroku. Aby szybko i łatwo dotrzeć do informacji potrzebnych do realizacji bieżących zadań przestrzeń biurowa powinna być zoptymalizowana. Bez zbędnych elementów, rozpraszających lub odwracających uwagę. Dlatego nieaktywna dokumentacja o ile nie podlega jeszcze działaniom niszczarek, powinna zostać sprawnie zabezpieczona przed zniszczeniem czy zabrudzeniem, łatwo wyniesiona i bezpiecznie składowana. Oczywiście w sposób umożliwiający łatwe dotarcie do zarchiwizowanych dokumentów – pamiętajmy o czytelnych opisach.